İş Yükü ve Personel İhtiyacı Hesaplama

İşlerinizi ekleyin; aylık iş yükünü, ekip doluluk oranını ve tahmini personel ihtiyacını hesaplayın.

İşlerinizi listeleyin, ne kadar zaman aldıklarını girin ve ekibinizin kapasitesiyle karşılaştırın. Genel iş başlıklarını kendi mesleğinize veya departmanınıza göre değiştirebilir, yeni işler ekleyebilirsiniz.

1. Aylık çalışma kapasitesi

Aynı çalışma düzenine sahip bir ekip için hesaplayın. Farklı vardiya veya çalışma süreleri olan grupları ayrı değerlendirin. Başlangıç değerleri örnektir; kendi düzeninize göre değiştirin.

Haftalık işler için varsayılan 4,33 hafta kullanılır; seçtiğiniz aya göre değiştirebilirsiniz. Toplantı, raporlama ve hazırlık gibi işleri aşağıdaki listeye ekleyin; kapasiteden ikinci kez düşmeyin.

2. İş listesi

Adedi ekibin tamamı için girin. Günlük 10 talep, haftalık 2 toplantı veya aylık 1 proje gibi. Adet ya da süre 0 ise o satır hesaba katılmaz.

“Birlikte çalışan” alanı, tek bir iş için aynı anda gereken kişi sayısıdır. Örneğin 60 dakikalık toplantıya 4 kişi katılıyorsa 4 yazın. İşler ekipte tek tek paylaşılıyorsa 1 bırakın.

İş yükü nasıl hesaplanır?

Aylık iş yükü = adet × aylık tekrar katsayısı × işin süresi × birlikte çalışan kişi sayısı. Dakika olarak girilen süre 60'a bölünür. Günlük işlerde çalışma günü, haftalık işlerde hafta karşılığı, aylık işlerde 1 katsayısı kullanılır.

Kişi başına kapasite = çalışma günü × (günlük saat − mola / 60) − aylık izin ve devamsızlık saati. Ekip kapasitesi kişi başına kapasite ile çalışan sayısının çarpımıdır. Doluluk oranı toplam iş yükünün ekip kapasitesine, personel ihtiyacı ise kişi başına kapasiteye bölünmesiyle bulunur.

Bu aracı hangi meslekler kullanabilir?

İnsan kaynakları, muhasebe, satış, müşteri hizmetleri, depo, üretim, temizlik ve proje ekipleri kendi işlerini yazarak kullanabilir. İşlem sayısı yerine bir projenin toplam saatini biliyorsanız sıklığı aylık, adedi 1 ve birimi saat seçin. Mesleğe özgü standart süre varsayılmaz; ölçtüğünüz veya tahmin ettiğiniz süreleri girin.

Güvenlik ve vardiyalı işlerde nasıl kullanılır?

Bir noktada kesintisiz bulunma ihtiyacını bir iş satırı olarak girebilirsiniz. Ancak bu araç vardiya çizelgesi oluşturmaz. Hafta tatili, izin yedeği, eş zamanlı kapsama ve çalışma kuralları ayrıca planlanmalıdır. Çağrı merkezi gibi yoğunluğu saatten saate değişen işlerde aylık ortalama tek başına yeterli değildir.

Yüzde 100'ün üzerinde doluluk ne anlama gelir?

Girilen işlerin süresi, ekibin hesaplanan kapasitesini aşıyor demektir. Süre tahminlerini ve mükerrer işleri kontrol edin; iş dağılımı, süreç iyileştirmesi veya ek kapasite seçeneklerini değerlendirin. Yüzde 100'ün altında sonuç çıkması tek başına personel fazlası olduğu anlamına gelmez.

Veriler kaydediliyor mu?

Bu araç hesaplamayı tarayıcınızda yapar; girilen iş listesini hesaplama amacıyla sunucuya göndermez ve kalıcı olarak kaydetmez. Sayfa yenilendiğinde girişler sıfırlanır. Çalışan adı veya kişisel bilgi girmeniz gerekmez.

Diğer hesaplama araçlarını inceleyin · İK planlaması için İnox ile iletişime geçin

İş yükü analizi ve personel planlama rehberi

İş yükü analizi, belirli bir dönemde yapılacak işlerin toplam kişi-saat ihtiyacını mevcut çalışma kapasitesiyle karşılaştırır. İnox Danışmanlık'ın ücretsiz iş yükü hesaplama aracı, görevlerin adet ve sürelerinden hareketle ekip doluluğunu ve tahmini tam zaman eşdeğer personel ihtiyacını gösterir. Üyelik gerektirmez.

Personel ihtiyacı hesaplama örneği

Bir ekibin aylık işleri toplam 280 kişi-saat sürsün. Bir çalışan ayda 22 gün, molalar dahil günde 8 saat çalışsın ve günlük molası 1 saat olsun. Aylık izin/devamsızlık yoksa kişi başına kapasite 22 × (8 − 1) = 154 saat olur. Personel ihtiyacı 280 ÷ 154 = 1,82 tam zaman eşdeğeridir. İki kişilik ekibin kapasitesi 308 saat, doluluk oranı yaklaşık %90,91 ve kullanılabilir kapasitesi 28 saattir. Bu rakamlar örnektir; meslek standardı değildir.

FTE nedir, çalışan sayısından farkı nedir?

FTE (Full-Time Equivalent), Türkçede tam zaman eşdeğeridir. İşlerin gerektirdiği süreyi, seçilen dönemde bir tam zamanlı çalışanın kullanılabilir süresine böler. Örneğin 1,82 FTE, iş yükünün 1,82 kişinin dönem kapasitesine karşılık geldiğini anlatır. Bu değer tek başına kaç kişinin işe alınacağını belirlemez; görevlerin aynı anda yapılması, yetkinlikler ve iş dağılımı sonucu etkiler.

İş süreleri nasıl belirlenmeli?

  1. Departmanın yaptığı işleri mükerrer olmayacak şekilde listeleyin.
  2. Günlük, haftalık veya aylık iş adetlerini aynı kapsam için belirleyin.
  3. Normal ve yoğun dönemlerde gözlemlediğiniz süreleri kullanın; yalnızca en hızlı örneği esas almayın.
  4. Toplantı gibi birden fazla ekip üyesinin katıldığı işlerde katılımcı sayısını girin. Hesaplanan ekip dışındaki kişileri dahil etmeyin.
  5. Hazırlık, kontrol ve tekrar işleri başka bir sürenin içinde değilse ayrı satırlarda gösterin.
  6. Normal dönem ve yoğun dönem için ayrı hesaplar yaparak kapasite ihtiyacını karşılaştırın.

İş yükü analizi ile norm kadro aynı mı?

İş yükü hesabı, norm kadro çalışmasına sayısal girdi sağlar. Norm kadro planlamasında iş hacminin yanında organizasyon yapısı, görev tanımları, hizmet hedefleri, yetkinlikler, vardiya düzeni ve izin yedekleri de incelenir. Bu araç başlangıç değerlendirmesi sağlar; ayrıntılı organizasyon analizinin tamamı değildir.

Personel ihtiyacından bütçe planına

Kapasite ihtiyacını belirledikten sonra işveren maliyeti hesaplama ile ücret bütçesini, işe alım maliyeti hesaplama ile aday bulma ve işe yerleştirme giderlerini değerlendirebilirsiniz. Mevcut ekibin durumunu çalışan sirkülasyon oranı ve İK Check-Up araçlarıyla birlikte inceleyin.

Görev dağılımı, organizasyon ve personel planlaması için İnox İK yönetim süreçleri danışmanlığı hakkında bilgi alın.

Hazırlayan: İnox Danışmanlık · Yöntem ve örnek güncellemesi: 30 Eylül 2026.

İhtiyacınıza özel çözüm için bize ulaşın